การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

 

หากเวลาเดียวที่คุณคิดถึงประสิทธิภาพการทำงานคือก่อนการประเมินประจำปี แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียว เราส่วนใหญ่มักชอบอยู่เงียบๆ และปล่อยให้คนอื่นชี้ให้เห็นถึงการปรับปรุงงาน เพราะมันเป็นทางเลือกที่ง่าย อย่างไรก็ตาม หากลองคิดอย่างรอบคอบจะพบว่าคุณมีความสามารถ ทำงานได้ดี แต่จะเติบโตได้อย่างไรหากไม่มุ่งเน้นที่การพัฒนาตนเอง

 

ไม่ว่าคุณจะมีทักษะหรือผลงานดีแค่ไหน ก็ยังมีความเป็นไปได้ที่จะพัฒนางานให้ดีขึ้นกว่าเดิม เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของการพัฒนาตนเอง PoortHub ได้นำเสนอบทความที่น่าสนใจเรื่อง 10 Easy Tips to Improve Your Work Performance เขียนโดย Vartika Kashyap วันนี้ Bestjobth จึงขอนำมาถ่ายทอด เพื่อให้ทุกคนได้นำไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน โดยในบทความนี้ได้กล่าวถึง 10 วิธีปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน มีรายละเอียดที่น่าสนใจดังนี้

 

1. ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน

การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญต่อชีวิตส่วนตัวและการทำงาน สิ่งที่คุณต้องทำคือแบ่งโปรเจกต์ส่วนตัวและโปรเจกต์งานใหญ่ๆ ออกเป็นชิ้นเล็กๆ และตั้งเป้าหมายตามนั้น การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมีแรงจูงใจและรักษาระดับพลังงานไว้ได้ นอกจากนี้ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าได้ง่ายขึ้น 

 

2. วางแผนและจัดลำดับความสำคัญ

การจัดระเบียบ การวางแผน และการจัดลำดับความสำคัญเป็นส่วนสำคัญของกิจวัตรประจำวันของเรา ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นวันใหม่ ให้อ่านรายการที่ต้องทำหรือกิจกรรมที่คุณวางแผนไว้สำหรับวันนั้น ใช้เครื่องมือวางแผนโครงการ เพื่อสร้างวันครบกำหนดและสถานะลำดับสำคัญของแต่ละรายการ หลังจากนั้น ให้พิจารณางานเร่งด่วนและงานสำคัญ โปรดจำไว้ว่าความไม่แน่นอนคือความจริง ดังนั้นจงทำงานอย่างยืดหยุ่นแต่คำนึงถึงลำดับความสำคัญ

 

3. วางแผนการประชุม

ใช้เวลาวางแผนการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดก่อนที่จะเริ่มการประชุม กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจนและสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ เพื่อให้สามารถเตรียมการได้เป็นอย่างดี 

 

- ก่อนส่งคำเชิญเข้าร่วมประชุม ให้ถามตัวเองว่าจำเป็นจริงๆ ไหม

- ตรวจสอบความพร้อมของทุกคนและเลือกเวลาที่ดีที่สุดสำหรับการประชุม

- ให้รายละเอียดมากที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้สำหรับการเตรียมการล่วงหน้า

- บันทึกช่วงเวลาสำหรับการประชุมและสรุปในกรอบเวลาที่กำหนด

 

4. สื่อสารให้มีประสิทธิภาพ

ลองใส่แอปหรือเครื่องมือการสื่อสารในเวิร์กโฟลว์ของคุณ ประเมินตัวเลือกที่มีในตลาด รวมถึงแอปส่งข้อความในทีม กระดานสนทนา แอปแชทเป็นกลุ่ม เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ ฯลฯ ระบุว่าเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์ใดเหมาะกับทีมที่สุด จากนั้นจึงใช้เพื่อทำงานร่วมกันภายในที่ทำงาน

 

- อย่าเพิ่งเริ่มประเมินตัวเลือกที่มี แต่ให้วางกลยุทธ์การทำงานที่เหมาะสมร่วมกันก่อน

- พิจารณาว่าเครื่องมือใดที่จะตอบสนองความต้องการในระยะยาว

- วิเคราะห์ผลตอบรับจากผู้ที่เคยใช้เครื่องมือมาก่อน

 

5. พิชิตงานยากก่อน

ประเด็นนี้เกี่ยวข้องโดยตรงกับ "การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญ" เห็นได้ชัดว่าคุณไม่สามารถทำงานหรือกิจกรรมทั้งหมดพร้อมกันได้ นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่คุณจะต้องค้นหาว่างานใดควรเสร็จก่อน และงานใดบ้างที่สามารถเลื่อนหรือมอบหมายให้คนอื่นช่วยได้ ลองจัดอันดับงาน โดยจัดตามความสำคัญและความเร่งด่วน จัดงานที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบนสุดและตรวจสอบรายการจากบนลงล่าง เคล็ดลับ คือหากงานใดทำให้คุณรู้สึกทรมาน ให้กำจัดงานนั้นโดยเร็วที่สุด 

 

6. อย่าเสียโฟกัส (ขจัดสิ่งรบกวน)

สิ่งรบกวนในที่ทำงานหรือสิ่งรบกวนสมาธิเกิดขึ้นได้ทุกรูปแบบ ไม่สำคัญว่าคุณจะถูกขัดจังหวะกี่ครั้งหรือใครขัดขวางคุณมากที่สุด สิ่งสำคัญคือคุณจะหลีกเลี่ยงและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้อย่างไร จำไว้ว่าการถูกรบกวนในที่ทำงานเป็นสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิ เสียเวลา และท้ายที่สุด ขัดขวางการจัดการงานของคุณ และทำให้โครงการล่าช้า

 

หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนในที่ทำงาน คุณต้องอยู่ห่างจากโทรศัพท์หรืออีเมล ปิดการแจ้งเตือนและหมั่นตรวจสอบว่าคุณทำงานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีหรือไม่ เรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" เมื่อจำเป็น คุณสามารถเลือกที่จะปฏิเสธได้ และคุณต้องปฏิเสธสิ่งใดหรือใครก็ตามที่ขัดขวางวันของคุณ ที่สำคัญอย่าลืมพักระหว่างทำงาน ฟังเพลงโปรดหรือไปเดินเล่น

 

7. รับทราบจุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเอง

คำว่าสมบูรณ์แบบนั้นดีเกินกว่าจะเป็นจริงได้ ไม่มีทางที่คุณจะสมบูรณ์แบบในทุกสิ่ง เราทุกคนต่างมีจุดอ่อน และสิ่งสำคัญคือต้องยอมรับจุดอ่อนเหล่านี้เพื่อระบุโอกาสในการปรับปรุง นอกจากนี้ แต่ละคนมีจุดแข็งของตัวเอง นั่นคือสิ่งที่เชี่ยวชาญเป็นพิเศษ การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันของคุณ คุณต้องหวงแหนจุดแข็งและเอาชนะจุดอ่อนไปพร้อม ๆ กัน

 

8. ระวังข้อจำกัด

อย่าตกเป็นเหยื่อของนิสัยการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน หรือการผัดวันประกันพรุ่ง ควรทำงานทีละอย่าง และพยายามลดความเครียดและทำงานผิดพลาดให้น้อยที่สุด การเข้าใจข้อจำกัดไม่ใช่เรื่องง่าย ที่จริงแล้ว คุณจะไม่สามารถเข้าใจมันได้จนกว่าคุณจะก้าวข้ามมันไป พูดง่ายๆ ก็คือ คุณต้องวาดเส้นแบ่งระหว่างการทำงานอย่างมีประสิทธิผลกับความเครียดจากการทำงาน 

 

- พูดว่า "ไม่" บ้าง

- ถอยออกมาเมื่อสิ่งต่างๆ เริ่มถาโถมเข้ามา เพื่อให้เห็นภาพรวมของเหตุการณ์

- อย่าทะเยอทะยานเกินไป ให้มองที่ความเป็นจริง

- ค้นพบจุดที่น่าสนใจของตัวเองและหลีกเลี่ยงการหมดไฟในการทำงาน

 

9. จบงานที่คุณเป็นคนเริ่ม 

อีกสิ่งหนึ่งที่จะส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานคือ การปล่อยให้งานค้างคา ไม่ยอมทำงานให้เสร็จ คุณจำได้ไหมว่าคุณเริ่มทำงานบางชิ้นแล้วก็ละทิ้งไว้? หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณบ่อยครั้ง ก็ถึงเวลาต้องเปลี่ยนแปลง อย่าปล่อยการค้างงานให้ติดเป็นนิสัย หากคุณได้เริ่มโครงการหรืองาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ไปถึงขั้นตอนสุดท้ายและทำออกมาอย่างเต็มประสิทธิภาพแล้ว เคล็ดสร้างแรงจูงใจคือ สร้างนิสัยฉลองความสำเร็จและให้รางวัลตัวเองทุกครั้งที่คุณทำงานสำเร็จ การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และอย่าลืมว่ามักจะมีบางสิ่งรอให้คุณทำเพิ่มในที่ทำงานเสมอ

 

10. ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

เมื่อคุณจัดหาเครื่องมือที่เหมาะสม ประสิทธิภาพโดยรวมของทีมก็จะดีขึ้นอย่างก้าวกระโดด มีการศึกษาที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าองค์กรส่วนใหญ่กำลังเปลี่ยนไปใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีบนคลาวด์ นอกจากนี้ยังมีการคาดการณ์ว่าในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า ไอทีจะเป็นตัวขับเคลื่อนเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจสมัยใหม่ และร้อยละ 81 ขององค์กรต่างก็เห็นด้วยกับเรื่องนี้

 

พยายามให้ตัวคุณเองและทีมทันต่อโลกเทคโนโลยีอยู่เสมอ สำรวจเครื่องมือมากมายในตลาดและประเมินสิ่งที่ดีที่สุดโดยคำนึงถึงความต้องการทางธุรกิจ ค้นหาซอฟต์แวร์ที่จะช่วยจัดการโครงการให้ง่ายขึ้น อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ชัดเจน และรักษาประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ต่อไปนี้คือคำถามพื้นฐานบางข้อที่จะช่วยให้ค้นหาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจและทีมของคุณ

 

- กระบวนการหลักของธุรกิจคืออะไร และจะปรับปรุงได้อย่างไรโดยใช้เครื่องมือและแอปออนไลน์?

- คุณใช้เครื่องมือทางธุรกิจอยู่แล้วหรือไม่? ถ้าใช่ แสดงว่าได้ผลตามที่คุณคาดหวังหรือไม่?

- คุณยินดีลงทุนเท่าไหร่?

- คุณคาดหวังการฝึกอบรมหรือบริการสนับสนุนประเภทใด?

 

ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่จะช่วยให้คุณและทีมทำงานประสานกันได้ดียิ่งขึ้น แต่ต้องเลือกใช้ให้ตรงกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม การพึ่งเครื่องมือช่วยอย่างเดียวไม่อาจช่วยให้เกิดการพัฒนางานได้อย่างเต็มที่ เพราะต้องอาศัยความกระตือรือร้นในการพัฒนาตัวเองและทีมให้มีประสิทธิภาพและรู้เท่าทันโลกอยู่เสมอ

ที่มา: BESTJOBTH